Ведение бухгалтерского учета — это неотъемлемая часть бизнеса, независимо от его размера и сферы деятельности. Однако не всегда целесообразно содержать в штате компании собственного бухгалтера или целый отдел. Именно в таких случаях оптимальным решением считается аутсорсинг бухгалтерии. Услуга позволяет бизнесу сосредоточиться на ключевых задачах, в то время, как ведение участков бухгалтерии передается специалистам извне. Разберемся, почему такой подход выгоден для предприятия и как работает аутсорсинг бухгалтерии.
Переход на аутсорсинг освобождает бизнес от зависимости от штатного одиночного главбуха. Услуга актуально в следующих ситуациях:
- Малый и средний бизнес. Небольшие компании зачастую не имеют ресурсов для создания полноценного бухгалтерского отдела. В таких случаях привлечение внешних специалистов помогает снизить затраты на ведение бухгалтерского учета.
- Сезонные продажи. Для компаний, чья деятельность имеет выраженный сезонный характер, содержать штатного бухгалтера круглый год нецелесообразно. Аутсорсинг дает возможность получить услуги в нужное время.
- Стартапы и компании в период роста. Молодые компании, которые находятся на стадии развития, имеют недостаточно ресурсов для ведения бухгалтерии. Аутсорсинг позволяет сосредоточиться на росте и развитии, при этом доверяя бухгалтерские задачи профессионалам.
Если компания стремится снизить расходы на персонал и инфраструктуру, аутсорсинг может стать эффективным инструментом для достижения этих целей. Также в некоторых случаях бизнесу требуются специализированные знания и навыки в области бухгалтерии, к примеру, при переходе на новую налоговую систему. Обойтись без помощи сторонних специалистов в таких случаях сложно.
Такая услуга — легальный и простой способ сокращения затрат на бухгалтерию. Среди преимуществ решения выделяют:
- Снижение затрат. Компаниям не нужно оплачивать заработную плату и налоги за штатных бухгалтеров. Также исчезает необходимость в аренде офиса, приобретении оборудования и программного обеспечения для бухгалтерского отдела.
- Повышение эффективности. Профессиональные бухгалтерские компании специализируются на ведении учета и обладают необходимым опытом для решения задач с высокой степенью точности.
- Минимизация рисков. Аутсорсинг снижает риск ошибок в бухгалтерии, так как профессионалы следят за изменениями в законодательстве и соблюдают все нормативные требования. Это также уменьшает вероятность налоговых штрафов и санкций.
К слову, компании могут регулировать объем услуг в зависимости от имеющихся потребностей. Например, в периоды роста или на этапе отчетности можно увеличивать объем работ на аутсорсинге, а в периоды спада — сокращать получение услуг. Минусом считаются затраты на аутсорсинг. Но по факту затраты ниже, чем при содержании бухгалтера в штате.
Услуга предполагает передачу сторонней организации нескольких видов функций:
- Ведение бухгалтерского учета. Включает учет доходов и расходов, ведение баланса, учет основных средств и обязательств.
- Расчет заработной платы и управление персоналом. Это направление подразумевает расчет заработной платы, ведение кадрового учета, начисление и уплату налогов и взносов.
- Подготовка и сдача отчетности. Выполняется формирование и сдача налоговой, статистической и другой отчетности в контролирующие органы.
- Консультирование по налоговым вопросам. Возможны консультации по вопросам налогообложения, оптимизация налоговой нагрузки.
- Восстановление бухгалтерского учета. В случае, если учет велся неправильно или вовсе отсутствовал, специалисты аутсорсинговой компании помогут восстановить его в соответствии с требованиями законодательства.
Услуга предполагает выполнение необходимых задач поэтапно:
- Оценка состояния бухгалтерского учета. Первоначальный этап включает всесторонний анализ бухгалтерского учета в компании. Важно оценить объемы работ и определить задачи, которые нужно передавать на аутсорсинг. Это помогает определить целесообразность такого решения и выбрать услуги.
- Подготовка и заключение договора. На этой стадии разрабатывается и подписывается договор, в котором четко прописываются все условия сотрудничества: варианты оплаты, ответственность сторон, сроки исполнения договоренностей, порядок взаимодействия, а также гарантии конфиденциальности предоставляемой информации.
- Передача документации. После заключения договора начинается передача существующей бухгалтерской документации.
- Ведение бухгалтерского учета. Для успешного ведения учета компания должна своевременно предоставлять всю документацию аутсорсинговой фирме. Это трудовые договоры, счета, приказы на командировки и отпуска, накладные и акты.
- Регулярный контроль качества работы аутсорсинговой компании — составляющая успешного сотрудничества. Анализ выполнения учетных операций позволяет своевременно выявлять и устранять возможные ошибки.
В целом аутсорсинг бухгалтерии — выгодное и эффективное решение для бизнеса, которое позволяет сэкономить ресурсы, повысить качество учета и сосредоточиться на стратегически важных задачах.