В данной статье мы расскажем, какие бизнес-задачи можно автоматизировать с помощью RPA-роботизации и как понять, что вам необходима эта технология.
Рутинные задачи — одна из наиболее болезненных точек в работе сотрудников в государственном и частном бизнесе, в различных отраслях. Рутина отнимает время, замедляет рабочие процессы, увеличивает риск ошибок. А еще — затрагивает и уравнивает персонал всех уровней.
Автоматизировать такие операции и освободить ресурсы для более важных задач помогает технология RPA (ЭрПиЭй, англ. Robotic Process Automation). В материале разбираем:
- что такое RPA-технология.
- как понять, какие процессы могут забрать на себя роботы.
- когда компании действительно нужен RPA.
- какие бизнес-задачи можно автоматизировать с помощью RPA.
- по каким признакам определить, что пора внедрять технологию.
Рассказываем, какие бизнес-задачи можно автоматизировать с помощью программных роботов на базе RPA-платформы роботизации и как понять, что вам необходима эта технология.
RPA (Robotic Process Automation) — технология автоматизации бизнес-процессов с помощью программных роботов (ботов), которые имитируют действия человека в компьютерных системах.
От других технологий автоматизации RPA отличается благодаря уникальному набору характеристик.
RPA-боты взаимодействуют с системами через графический интерфейс (UI Automation). Подобно человеку, технология производит клики, ввод данных, копирование и другие систематические действия.
Обработка данных, выставление счетов, подготовка текущих отчетов, перенос данных, проверка заявок, сбор сводной аналитики — всё это можно доверить RPA. А человеку оставить время на более интересные и креативные задачи.
RPA настраивается через низко- или безкодовые платформы. Когда вы видите пометку low-code или no-code, скорее всего, вы знакомитесь с RPA-решением.
Одна из фишек решения Puzzle RPA — пользователи могут самостоятельно создавать роботов под свои задачи.
В отличие от API или скриптов, RPA-решения просто интегрировать с другими системами и продуктами: с 1С и SAP, Excel и другими программами, с веб-приложениями и почтой.
Например, Puzzle RPA появился как альтернативное, функционально более продвинутое решение для работы с Excel-таблицами. А сегодня — обладает глубокой экспертизой в интеграции с продуктами 1С.
В отличие от традиционной автоматизации RPA внедряется без изменений в ИТ-инфраструктуре заказчика: технология работает поверх существующей системы.
Вам не нужно менять базы данных или API. Тестовые мероприятия позволяют гибко искать оптимальную конфигурацию и легко модифицировать рабочие процессы под новые требования.
В отличие от людей, роботы не устают и не теряют концентрацию. Задачи выполняются в рамках строгих правил (например, по шаблону). Поэтому опечатки, ошибки и неточности исключены.
RPA-технология поддерживает работу множества роботов одновременно. Боты могут работать 24/7 в облаке или на локальных ПК.
Современные RPA-системы комбинируются с AI для
- принятия решений на основе данных,
- распознавания текста (OCR),
- обработки естественного языка (NLP).
Например, на платформе Puzzle RPA есть собственный Puzzle GPT, который повышает эффективность работы пользователей и помогает оперативно решать бизнес-задачи.
Регулярная аналитика и мониторинг позволяют отслеживать работу роботов:
- какие процессы можно оптимизировать,
- где возникают ошибки,
- сколько задач выполнено и пр.
Подходит для всех
RPA-технология подходит не только разработчикам, а буквально каждому бизнес-пользователю, кто хочет автоматизировать свою рабочую рутину.
RPA – это быстрая, гибкая и доступная автоматизация для рутинных задач. Простота технологии, работа с интерфейсами, низкий порог входа и масштабируемость делают ее востребованной у бизнеса и популярной на IT-рынке.
1. UiPath (США). Лидер рынка с удобным low-code интерфейсом, мощной экосистемой и поддержкой AI/ML. Подходит для крупных предприятий и стартапов.
2. Blue Prism (Великобритания). Держит фокус на безопасности и корпоративном использовании. Требует программирования, но обеспечивает высокую надежность для банков и госструктур.
3. Automation Anywhere (США). Облачная платформа с сильными возможностями AI и когнитивной автоматизации. Популярна в финансах и телекоме.
4. Microsoft Power Automate (США). Интегрируется с Office 365 и Azure, прост в освоении. Оптимальный выбор для компаний, уже использующих продукты Microsoft.
1. Puzzle RPA. Российская платформа с акцентом на безопасность данных и интеграцию с продуктами 1С. Получила отклик у компаний из госсектора и банков.
2. ЦФТ Robbo. Разработан для банков и финтеха, поддерживает сложные сценарии автоматизации с высокой нагрузкой.
3. КиберПротект RPA. Берет фокус на кибербезопасность и совместимость с отечественным ПО (Astra Linux, Базальт).
4. RPA Маруся. Простое решение для малого и среднего бизнеса с низким порогом входа и поддержкой популярных российских CRM.
5. RPA.Works. Облачная платформа с AI-модулями. Ориентирована на розницу и логистику.
Для понимания, какие задачи можно автоматизировать с помощью RPA, необходимо определить
- наличие,
- количество,
- качество рутины.
- Поставлены на поток. Клиенты обращаются ежедневно с типовыми заявками / запросами. Каждое обращение обрабатывается по одной и той же схеме.
- Проходят фильтрацию. Отделены от общей массы с помощью заранее установленных фильтров: по типу операции (доходы, расходы), по категории (зарплата, аренда), в рамках периода.
- Однородны и периодичны. Например, каждый месяц вы готовите расчет амортизации для активов компании.
- Прозрачны и очередны. Они не требует ситуативных решений. Например, начисление заработной платы, расчет налогов, подготовку отчетности бухгалтерия ведет стабильно.
- Задачи отличает срочность. Если задача не будет решена вовремя, мир не рухнет. Но руководитель будет недоволен.
- Информация для операций предсказуема. Например, для планирования расписания и расчета зарплаты отдел кадров учитывает графики работы и отпусков.
Чем больше характеристик описывают ваши рабочие процессы, тем выше вероятность, что эти процессы можно автоматизировать с помощью RPA-технологии и роботов.
- Средняя загрузка на выполнение операций
Сколько времени занимает выполнение одного цикла?
Например: вы тратите 5 минут на ответ на каждое письмо от клиента. Средняя загрузка = 5 мин. х количество писем.
- Количество занятых работников
Сколько людей вовлечено в исполнение?
У вас в команде — 10 человек, и каждый отвечает за копирование данных из одной системы в другую .
- Уровень подготовки | Квалификация работников | Стоимость знаний
Какая квалификация требуется для задачи, сколько она может стоить?
Задачу может выполнять и специалист с зарплатой в 100 тыс. рублей, и стажер с зарплатой в 30 тыс. рублей
- Качество или количество как результат
Какие стандарты качества или объемы работы ожидаются?
Например: точность ввода данных должна быть не менее 99.9%, иначе — катастрофа.
- Фиксируйте оплату труда работника со всеми выплатами: зарплата, НДФЛ и страховые взносы, отпускные и другие расходы
- Посчитайте процент загрузки одного работника: сколько времени тратит работник на выполнение задачи
- Включите в подсчет накладные расходы
- Содержание рабочего места: аренда, коммунальные услуги и т.д.
- Отметьте периодичность выполнения операций: как часто необходимо выполнять задачи
Учет всех показателей помогает составить полное представление о содержании рутинных процессов, принять решение о внедрении RPA, а также обосновать его необходимость на уровне топ-менеджмента или своим коллегам (если потребуется).
Когда у вас есть базовые процессы, где сотрудники много раз повторяют одни и те же действия, RPA может их оптимизировать.
Например, на базовом уровне RPA:
- разбирает структурированные и частично неструктурированные данные,
- работает с таблицами (Excel, Google Sheets),
- обрабатывает PDF, сканы, электронные письма (с помощью OCR, NLP),
- взаимодействует с веб-формами и базами данных.
Роботы применяются не только для простых рутинных задач, но и для сложных бизнес-процессов, часто в сочетании с AI, машинным обучением и интеграцией с корпоративными системами. Ниже предлагаем примеры продвинутых кейсов автоматизации в разных отраслях.
- Автоматическая проверка кредитных заявок
Робот собирает данные из анкет, кредитных бюро, банковских систем. Проверяет платежеспособность, историю кредитов, мошеннические схемы. Интегрируется с AI для скоринга и принимает предварительное решение.
- Обработка платежей и выверка счетов
Бот автоматически сверяет платежи из ERP (1С, SAP) с банковскими выписками. Находит расхождения, дубли, ошибки и формирует отчеты. Как итог, сэкономлено до 80% времени бухгалтерии.
- Борьба с мошенничеством
Робот анализирует подозрительные транзакции по заданным правилам. Проверяет историю операций клиента и блокирует счета при рисках. Использует ML для выявления аномалий.
Пример: Такие кейсы реализованы в крупных банках, например в Сбербанке и Альфа-Банке.
- Обработка заявлений на соцвыплаты
Робот собирает данные на портале госуслуг, проверяет документы (сканы паспортов, справок). При необходимости отправляет запросы в ПФР, Налоговую для верификации. В результате сокращается время обработки с нескольких дней до 1-2 часов.
- Автоматизация судебных процессов
Бот анализирует иски, претензии, судебные решения (NLP + OCR) и формирует типовые ответы, о чем уведомляет участников.
Пример: Такие кейсы реализованы в арбитражных судах, ПФР. Буквально в июле 2025 года бренд Puzzle RPA расширил сферу применения роботизации, внедрив платформу в ФНС России.
- Обработка медицинских страховых случаев
Бот извлекает данные из больничных листов, рецептов, счетов. Проверяет их на соответствие тарифам и покрытию страховки.
Пример: Такие кейсы реализованы в крупных страховых компаниях, например в СОГАЗе и АльфаСтраховании.
- Запись пациентов и напоминания
Робот работает с медицинскими CRM (например, 1С:Медицина). Автоматически записывает на прием, отправляет SMS-напоминания. Как результат, снижается количество пропущенных визитов, что особенно важно в коммерческой медицине.
- Динамическое ценообразование
Бот мониторит цены конкурентов через парсинг сайтов. Затем корректирует цены в CRM или маркетплейсах.
Пример: Такие кейсы реализованы на торговых площадках, например в Lamoda и в Яндекс.Маркете.
- Управление складом (WMS + RPA)
Робот берет на себя сверку заказов, накладных, учет остатков в 1С, SAP или Excel. На основе анализа формирует заказы поставщикам при нехватке товара. Оптимизирует логистику и минимизирует ручной ввод.
- Обработка обращений в чат-ботах
RPA + AI анализирует запросы клиентов (NLP). Если вопрос сложный — передает агенту с готовой историей клиента.
Пример: Такие кейсы реализованы в компаниях в СберКонтакте и Тинькофф.
- Обновление CRM после звонка
Бот слушает разговор и заполняет карточку клиента. Ставит отметки по типу обращения и создает задачи менеджерам. Очень актуально в условиях конкурентоспособности бизнеса.
- Мониторинг оборудования (IoT + RPA)
Робот собирает данные с датчиков станков. Если параметры выходят за норму, отправляет уведомление инженеру.
Пример: Таким решением пользуются в Росатоме и Газпроме.
- Автоматизация закупок
Бот анализирует заявки от отделов. Сравнивает цены поставщиков, проверяет контракты. Создает заказы в SAP/Oracle.
- Проверка домашних работ и тестов
RPA + AI анализирует тексты (эссе, задачи). Сверяет ответы с базой знаний и выставляет оценки.
Пример: Такой подход применяют гиганты образовательной сферы, например онлайн-университеты Skillbox или Нетология.
- Формирование расписания
Бот учитывает загрузку преподавателей, групп и аудиторий. Автоматически оптимизирует расписание и рассылает уведомления.
Редактировать
С чего начать автоматизацию бизнеса с помощью RPA в компании: советы экспертов Puzzle RPA
Эксперты Puzzle RPA предлагают подойти к автоматизации вдумчиво и обязательно пройти несколько ключевых шагов.
Перед тем, как определить, какие задачи можно автоматизировать с помощью PRA, проанализируйте рутинные, повторяющиеся и основанные на правилах задачи, которые являются стабильными и имеют высокий объем. Об этом подробно мы писали выше.
Проведите оценку выгоды для каждой задачи и выберите одну-две самых простых и высокоэффективных для пилотного проекта. О критериях и статьях оценки мы также писали выше.
Изучите рынок решений, протестируйте роботов на ваших процессах и выберите платформу, которая лучше всего соответствует вашим техническим требованиям и бюджету.
Сравнивайте, приходите на презентации. Общайтесь с коллегами из других компаний, где уже реализована технология — именно честные отзывы чаще всего помогают принять решение.
Автоматизируйте выбранный процесс. Обязательно вовлекайте в тестирование робота будущих пользователей, делитесь впечатлениями и собирайте обратную связь.
Для руководства особенно ценно будет получить отчет о результатах и выгодах внедрения для бизнеса с измеримыми показателями. Например, у каждого сотрудника высвободилось 2 часа в день.
RPA-технология давно вышла за рамки простой автоматизации Excel. Сегодня роботы — мощный инструмент для сложных процессов в сочетании с AI, Big Data и IoT.
RPA станут оптимальным решением для ваших рабочих задач, если в вашей компании:
- проводится много ручных рутинных операций,
- часто встречаются ошибки из-за человеческого фактора,
- есть запрос на продукт с быстрой интеграцией без программирования.
Среди ключевых преимуществ RPA для бизнеса:
- Скорость — роботы работают быстрее людей
- Точность — исключаются человеческие ошибки
- Экономия — снижение затрат на ручной труд
- Масштабируемость — можно запустить сотни ботов одновременно
Внедрение RPA-платформы упростит множество рутинных задач и подарит вашей команде самый ценный ресурс — время.